Die Sport- und Freizeitbetriebe Dortmund und das Dortmunder Systemhaus (Dosys) stellen die Belegungspläne der Sportstätten von einer analogen Arbeitsweise auf eine digitale Lösung um.
Mussten Sportler*innen und Vereine bisher auf dem Postweg, per E-Mail oder telefonisch freie Sportstätten anfragen und mit einer gewissen Wartezeit rechnen, wird es mit der neuen Software „Venuzle“ ganz einfach: Sie gewährleistet den Einblick in die Belegungspläne und ermöglicht Buchungsanfragen der Sportstätten für alle örtlichen Sportvereine und in Ausnahmefällen Privatnutzer*innen.
Langfristige Planungssicherheit
So wird der Zugang zu den Sportstätten nicht nur einfacher und übersichtlicher, sondern auch sicherer – denn es kommt nicht zu Doppelbelegungen. Kurzfristig freiwerdende Kapazitäten stehen schnell zur Verfügung. Das bringt sowohl den Nutzer*innen als auch den Anbieter*innen Planungssicherheit. Nach der bestätigten Registrierung können sofort freie Kapazitäten der Sportstätten gesucht und elektronisch gebucht werden.
„Das ist ein weiterer Meilenstein in der Digitalisierung. Zugleich bieten wir unseren Dortmunder Athletinnen und Athleten die Möglichkeit, ihr Sportprogramm flexibel und individuell zu gestalten und zu planen. Mit dieser Fortentwicklung können sie zeitgemäß ihre Trainingspläne anpassen“, sagt Christian Uhr, Personal- und Organisationsdezernent der Stadt Dortmund.
Spezifische Informationen
Die Sportstätten sind mit Katasterdaten im Geo-Portal der Stadt Dortmund und Google-Maps verlinkt, sodass auch Informationen über den Standort abgefragt werden können. Spezifische Informationen über die Sportstätten wie Größe oder barrierefreier Zugang sind teilweise bereits vorhanden und werden ständig erweitert. Datensicherheit und Datenschutz sind natürlich auch gewährleistet. Des Weiteren besteht eine direkte Kommunikation über die Software durch eine integrierte E-Mail-Anwendung.
„Schon sehr lange unterstützen wir die Forderung aus dem organisierten Sport, unsere Sportstätten bestmöglich zu nutzen. Wir hoffen sehr, dass dieses neue Programm der Schritt in die richtige Richtung ist. Außerdem halten wir die importierten Geo-Daten und spezifischen Informationen über die Sportstätten, die nun zentral an einem Ort zu finden sind, für einen echten Fortschritt“, sagt Mathias Grasediek, Geschäftsführer des StadtSportBundes (SSB).
Auslastung in den Tagesrandzeiten
Auch für die Sportverwaltung liegen die Vorteile auf der Hand: „Neben den vielen prozessualen Vorzügen erwarten wir uns unter anderem auch eine bessere Auslastung in den Tagesrandzeiten und streben so eine Vollauslastung an“, sagt Dirk Gottschlich vom Sportstättenmanagement der Stadt Dortmund.
Und so geht’s: Um die Sportstättenverwaltungssoftware „Venuzle“ zu nutzen, ist eine vorherige Registrierung über ein Widget zwingend erforderlich unter www.dortmund.de/sportanlagen. Ein Einladungsschreiben für die Registrierung wird einige Tage vor dem Starttermin an die verschiedenen Organisationen per E-Mail verschickt.
Rund 450 Sportstätten in Dortmund
Bei der Sportstättenverwaltungssoftware „Venuzle“ handelt es sich um eine webbasierte Anwendung. Die ersten Überlegungen, eine Spezialsoftware zu beschaffen, gab es Mitte 2021. Nach einer europaweiten Ausschreibung erhielt schließlich der Hersteller „Venuzle“ den Zuschlag, die Software für die Bedürfnisse der Stadt Dortmund zu entwickeln, bereitzustellen und zu betreiben. Im weiteren Verlauf haben die Mitarbeiter*innen der Sport- und Freizeitbetriebe Dortmund die erforderlichen Daten erhoben und in die Software eingepflegt.
Aktuell befinden sich circa 450 Sportstätten (Turn-, Sport- und Gymnastikhallen sowie Sportplätze) und 700 Nutzer*innen (Organisationen, Vereine und Privatpersonen) in der Datenbank. Die bisher genutzten analogen Belegungspläne der Sportstätten wurden digital in die Software übertragen.